Die im täglichen Spendebetrieb anfallenden Dokumente können mit dem PMS digitalisiert und in einem elektronischen Archiv abgelegt werden.
Im Zuge der Digitalisierung werden die Dokumente je nach Dokumentenart anhand eines Barcodes automatisch mit Schlagwörtern versehen.
- Spenderfragebögen
- Untersuchungsdokument
- Selbstausschlussbogen
- Spendeprotokolle
- Herstellungsprotokolle
- Prüfprotokolle
- …
Spenderdokumente werden darüber hinaus mit der eindeutigen Spendernummer und des Datums der Spende versehen.
Die Dokumente werden vor der Ablage digital verschlüsselt um Ihre Echtheit zu garantieren.
Über eine komfortable Suchfunktion kann das Archiv nach einzelnen Dokumenten gezielt durchsucht werden. Die Dokumente stehen danach für die weitere Verwendung zur Verfügung.
Die Zeit für die Recherche nach Spenderfragebögen wird somit auf ein Minimum reduziert.